Hinweise zur elektronischen Kommunikation per E-Mail mit der AiF Projekt GmbH

Die AiF Projekt GmbH bietet die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation an.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich diese nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Diesen Zugang hat die AiF Projekt GmbH nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen eröffnet.

Allgemeines

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. In diesem Zusammenhang übernehmen wir keine Haftung.

Formgebundene und formlose Schreiben

Für die Übermittlung elektronischer Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur nach § 3a VwVfG ist derzeit kein Zugang eröffnet. Aber für Schreiben, für die Schriftform angeordnet ist, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie auch eine E-Mail mit einer vollständig eingescannten PDF-Datei, die insbesondere die verbindliche Unterschrift erkennen lässt, zur Übermittlung nutzen.
Weiterhin kann für die Übermittlung die Papierform mit Unterschrift oder in dringenden Fällen das De-Mail-Verfahren genutzt werden. Für das De-Mail-Verfahren benutzen Sie die  De-Mail-Adresse info(at)aif-projekt-gmbh.de-mail.de.

Bei der Übermittlung von elektronischen Dokumenten ist darüber hinaus zu beachten:

  1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die auf dem Internet-Angebot der AiF Projekt GmbH (www.aif-projekt-gmbh.de) und die im Schriftverkehr der AiF Projekt GmbH publizierten E-Mail-Adressen.
  2. Bitte beachten Sie, dass die AiF Projekt GmbH nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
    Die AiF Projekt GmbH nimmt E-Mails in den Formaten „HTML“, „RTF“ und „Text“ an.
    E-Mail-Anhänge können in folgenden Dateiformaten verarbeitet werden:
    a) Textdateien (*.txt)
    b) Rich Text Format (*.rtf)
    c) Word für Windows (*.doc)
    d) Excel für Windows (*.xls)
    e) Portable Data File (*.pdf)
    f) Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
    g) Graphics Interchange Format (*.gif)
    h) Tag Image File Format (*.tif)
    i) Bitmap Pictures (*.bmp)
  3. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 10 Megabyte angenommen. In Ausnahmefällen kann mit Zustimmung der AiF Projekt GmbH diese Gesamtgröße überschritten werden.
  4. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die AiF Projekt GmbH nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
  5. Die AiF Projekt GmbH akzeptiert derzeit keine Ende-zu-Ende-verschlüsselten E-Mails.
  6. Wird per E-Mail an die AiF Projekt GmbH herangetreten, geht diese davon aus, dass die Kommunikation auch auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
  7. Wegen der generellen Unsicherheiten im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht.
  8. Die AiF Projekt GmbH verwendet eine Software zur Filterung von eingehenden unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.

Es gelten unter anderem folgende Anti-Spam-Regeln:
E-Mails mit Hintergrundbildern werden als Spam behandelt.
E-Mails mit E-Mail-Adressen im Subject (Betreffzeile) werden als Spam behandelt.
E-Mails von Absendern, die ausschließlich aus einer Ziffernfolge bestehen bzw. E-Mail Adressen mit ausschließlicher Ziffernfolge vor @Domain-Name (z.B. 458873@aol.com) werden als Spam behandelt.
E-Mails mit pornographischen Texten/Wörtern werden als Spam behandelt.
E-Mails mit einer großen Anzahl von Adressaten werden als Spam behandelt.
E-Mails werden durch Keyword-Filter überprüft.
E-Mails, die den unter 2. bis 5. genannten Bedingungen nicht entsprechen, und E-Mails, die von der bei der AiF Projekt GmbH verwendeten Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter) als Spam identifiziert werden bzw. deren Inhalte ein Sicherheitsrisiko darstellen können, werden gelöscht.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der AiF Projekt GmbH und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten.